Tech NewsMail Merge & Printing
เคंเคों เคा เคाเคฎ เคฎिเคจเคों เคฎें! เคเค เคฒेเคเคฐ เคो 100 เคฒोเคों เคो เคैเคธे เคญेเคें เคเคฐ เคธเคนी เคช्เคฐिंเค เคเคเค เคैเคธे เคจिเคाเคฒें?
1. Mail Merge เคा เคाเคฆू เค्เคฏा เคนै?
เคฎाเคจ เคฒीเคिเค เคเคช เคिเคธी เคंเคชเคจी เคे เคฌॉเคธ เคนैं เคเคฐ เคเคชเคो เค เคชเคจे 500 เคเคฐ्เคฎเคाเคฐिเคฏों เคो เคเค 'เคฎीเคिंเค เคा เคฒेเคเคฐ' เคญेเคเคจा เคนै। เคฒेเคเคฐ เคे เค ंเคฆเคฐ เคฒिเคी เคฌाเคค (Message) เคธเคฌเคे เคฒिเค เคธेเคฎ เคนै, เคฒेเคिเคจ เคฒेเคเคฐ เคे เคเคชเคฐ เคนเคฐ เคเคฐ्เคฎเคाเคฐी เคा เคจाเคฎ เคเคฐ เคชเคคा (Name & Address) เค เคฒเค-เค เคฒเค เคนोเคจा เคाเคนिเค।
เค เคเคฐ เคเคช 500 เคฒोเคों เคे เคฒिเค เคฌाเคฐ-เคฌाเคฐ เคจाเคฎ เคाเคเคช เคเคฐเคे 500 เคชेเค เคฌเคจाเคंเคे, เคคो เคชूเคฐा เคฆिเคจ เคฒเค เคाเคเคा। เคเคธी เคธเคฎเคธ्เคฏा เคो เฅเคค्เคฎ เคเคฐเคจे เคे เคฒिเค MS Word เคจे Mail Merge (เคฎेเคฒ เคฎเคฐ्เค) เคซीเคเคฐ เคฌเคจाเคฏा เคนै। เคเคธเคธे เคเคช เคธिเคฐ्เคซ 1 เคฒेเคเคฐ เคाเคเคช เคเคฐเคคे เคนैं, 500 เคฒोเคों เคी เคฒिเคธ्เค เคोเฅเคคे เคนैं, เคเคฐ เคंเคช्เคฏूเคเคฐ 1 เคธेเคंเคก เคฎें 500 เค เคฒเค-เค เคฒเค เคฒेเคเคฐ เคाเคชเคเคฐ เคคैเคฏाเคฐ เคเคฐ เคฆेเคคा เคนै!
2. Mail Merge เคे 3 เคฎुเค्เคฏ เคนिเคธ्เคธे
เคฎेเคฒ เคฎเคฐ्เค เคो เคाเคฎ เคเคฐเคจे เคे เคฒिเค เคฎुเค्เคฏ เคฐूเคช เคธे เคเคจ 3 เคीเฅों เคी เฅเคฐूเคฐเคค เคนोเคคी เคนै:
Main Document
เคฏเคน เคตो เค เคธเคฒी เคฒेเคเคฐ, เคเคจเคตिเคेเคถเคจ เคाเคฐ्เคก เคฏा เคเคฎेเคฒ เคा เคขांเคा เคนै, เคिเคธे เคเคช เคธเคฌ เคो เคญेเคเคจा เคाเคนเคคे เคนैं। เคเคธเคฎें เคตो เคฎेเคธेเค เคนोเคคा เคนै เคो เคธเคฌเคे เคฒिเค เคธेเคฎ (Common) เคฐเคนเคคा เคนै।
Data Source (เคฒिเคธ्เค)
เคฏเคน เคเคจ เคฒोเคों เคी เคฒिเคธ्เค (Database) เคนोเคคी เคนै เคिเคจ्เคนें เคฒेเคเคฐ เคญेเคเคจा เคนै। เคเคธเคฎें เคฒोเคों เคे เคจाเคฎ, เคชเคคे, เฅोเคจ เคจंเคฌเคฐ เคเคฆि เคนोเคคे เคนैं। เคฏเคน เคฒिเคธ्เค เค เค्เคธเคฐ Excel File เคฎें เคฌเคจाเค เคाเคคी เคนै।
Merged Document
เคเคฌ 'Main Document' เคเคฐ 'Data Source' เคฆोเคจों เคเคชเคธ เคฎें เคुเฅ (Merge เคนो) เคाเคคे เคนैं, เคคो เคो เฅाเคเคจเคฒ เคฐिเคเคฒ्เค เคจिเคเคฒเคคा เคนै (เคैเคธे 500 เคคैเคฏाเคฐ เคฒेเคเคฐ), เคเคธे Merged Document เคเคนเคคे เคนैं。
3. Mail Merge เคैเคธे เคเคฐें? (Step-by-Step)
MS Word เคฎें เคฎेเคฒिंเค เคा เคाเคฎ 'Mailings' เคจाเคฎ เคे เคैเคฌ (Tab) เคธे เคिเคฏा เคाเคคा เคนै। เคเคธे เคเคฐเคจे เคे เคธเคฌเคธे เคเคธाเคจ เคธ्เคेเคช्เคธ เคฏे เคฐเคนे:
- Step 1: เคธเคฌเคธे เคชเคนเคฒे เค เคชเคจा 'Main Document' (เคฒेเคเคฐ) เคाเคเคช เคเคฐ เคฒें। เคเคธ เคเคเคน เคो เคाเคฒी เคोเฅ เคฆें เคเคนाँ เคฒोเคों เคे เคจाเคฎ เคเคฐ เคชเคคे เคเคจे เคนैं।
- Step 2: เคเคชเคฐ 'Mailings' เคैเคฌ เคชเคฐ เค्เคฒिเค เคเคฐें เคเคฐ 'Start Mail Merge' เคชเคฐ เคाเคँ। เคตเคนाँ เคธे 'Letters' เคुเคจ เคฒें।
- Step 3: เค เคฌ 'Select Recipients' (เคฒोเค เคुเคจें) เคชเคฐ เค्เคฒिเค เคเคฐें। เค เคเคฐ เคเคชเคे เคชाเคธ เคชเคนเคฒे เคธे Excel เคฎें เคฒिเคธ्เค เคฌเคจी เคนै เคคो 'Use an existing list' เคुเคจें। เค เคเคฐ เคจเคนीं เคนै, เคคो 'Type a new list' เคชเคฐ เคाเคเคฐ เคจเค เคฒिเคธ्เค เคฌเคจा เคฒें।
- Step 4: เค เคฌ เค เคชเคจे เคฒेเคเคฐ เคी เคाเคฒी เคเคเคน เคชเคฐ เคฎाเคเคธ เคा เคเคฐ्เคธเคฐ เคฐเคें เคเคฐ 'Insert Merge Field' เคชเคฐ เค्เคฒिเค เคเคฐเคे เคตเคนाँ Name, Address เคเคฆि เคกाเคฒ เคฆें। (เคฏเคน `«Name»` เคैเคธा เคฆिเคाเค เคฆेเคा)।
- Step 5: เคเฅिเคฐ เคฎें 'Finish & Merge' เคชเคฐ เค्เคฒिเค เคเคฐें। เค เคฌ เคเคช 'Edit Individual Documents' เคเคฐเคे เคธाเคฐे เคฒेเคเคฐ เคเค เคธाเคฅ เคฆेเค เคธเคเคคे เคนैं เคฏा เคธीเคงा 'Print Documents' เคเคฐ เคธเคเคคे เคนैं!
4. Printing เคा เคชूเคฐा เค्เคाเคจ (เคช्เคฐिंเค เคैเคธे เคจिเคाเคฒें?)
เคกॉเค्เคฏूเคฎेंเค เคชूเคฐा เคคैเคฏाเคฐ เคนोเคจे เคे เคฌाเคฆ เคเคธे เคाเคเฅ เคชเคฐ เคเคคाเคฐเคจे เคो Printing เคเคนเคคे เคนैं। เคช्เคฐिंเค เคเคฐเคจे เคे เคฒिเค เคीเคฌोเคฐ्เคก เคชเคฐ Ctrl + P เคฆเคฌाเคं เคฏा File เคฎेเคจू เคฎें เคाเคเคฐ 'Print' เคชเคฐ เค्เคฒिเค เคเคฐें।
เคช्เคฐिंเค เคी เคธ्เค्เคฐीเคจ เคชเคฐ เคเคชเคो เคुเค เคฌเคนुเคค เฅเคฐूเคฐी เคธेเคिंเค्เคธ เคฆिเคेंเคी:
| เคธेเคिंเค (Setting) | เค्เคฏा เคाเคฎ เคเคฐเคคी เคนै? |
|---|---|
| Copies (เคॉเคชिเคฏां) | เคเคชเคो เคเคธ เคชेเค เคी เคिเคคเคจी เคชเคฐ्เคिเคฏां (Copies) เคाเคนिเค? (เคैเคธे 1, 5, 10)। |
| Print All Pages | เค เคเคฐ เคซाเคเคฒ เคฎें 10 เคชेเค เคนैं, เคคो เคฏเคน เคฆเคธों เคे เคฆเคธ เคชेเค เคเค เคธाเคฅ เคช्เคฐिंเค เคเคฐ เคฆेเคा। |
| Print Current Page | เคธ्เค्เคฐीเคจ เคชเคฐ เคो เคชेเค เค เคญी เคเคชเคे เคธाเคฎเคจे เคुเคฒा เคนुเค เคนै, เคธिเคฐ्เคซ เคเคธी เคเค เคชेเค เคा เคช्เคฐिंเค เคจिเคाเคฒेเคा। |
| Custom Print (Pages) | เค
เคเคฐ 10 เคชेเค เคी เคซाเคเคฒ เคฎें เคธे เคเคชเคो เคธिเคฐ्เคซ 1st, 5th เคเคฐ 8th เคชेเค เคाเคนिเค, เคคो เคเคช เคฌॉเค्เคธ เคฎें 1, 5, 8 เคฒिเค เคธเคเคคे เคนैं। |
| Collated / Uncollated | เค เคเคฐ เคเคช 3 เคชेเค เคी เคซाเคเคฒ เคी 5 เคॉเคชी เคจिเคाเคฒ เคฐเคนे เคนैं। Collated เคฎเคคเคฒเคฌ เคธेเค เคฌเคจाเคเคฐ เคจिเคाเคฒेเคा (1,2,3 เคซिเคฐ 1,2,3)। Uncollated เคฎเคคเคฒเคฌ เคชเคนเคฒे เคชेเค 1 เคी 5 เคॉเคชी, เคซिเคฐ เคชेเค 2 เคी 5 เคॉเคชी। |
| Paper Size | เคฏเคนाँ เคนเคฎेเคถा A4 เคธेเค เคนोเคจा เคाเคนिเค (เคो เคि เคธाเคงाเคฐเคฃ เคช्เคฐिंเคเคฐ เคे เคाเคเฅ เคा เคธाเคเฅ เคนोเคคा เคนै), เคตเคฐเคจा เคช्เคฐिंเค เคเค เคธเคเคคा เคนै। |
5. Top 5 Frequently Asked Questions (FAQs)
เคी เคนाँ! Mail Merge เคฎें Letters เคे เคธाเคฅ-เคธाเคฅ Envelopes (เคฒिเคซाเคซे) เคเคฐ Labels (เคธ्เคिเคเคฐ) เคाเคชเคจे เคा เคญी เคเคช्เคถเคจ เคนोเคคा เคนै।
เคช्เคฐिंเคเคฐ เคी 'Printer Properties' (เคธेเคिंเค्เคธ) เคฎें เคाเคเคฐ เคेเค เคเคฐें। เคตเคนाँ Color เคी เคเคเคน 'Grayscale' เคฏा 'Black and White' เคธेเคฒेเค्เค เคนोเคा, เคเคธे เคฌเคฆเคฒเคเคฐ Color เคเคฐ เคฆें।
เคนाँ, เคฏเคน เคธเคฌเคธे เคธ्เคฎाเคฐ्เค เคคเคฐीเคा เคนै! เคเคช 'Select Recipients' เคฎें 'Use an existing list' เคชเคฐ เค्เคฒिเค เคเคฐเคे เค เคชเคจी Excel (.xlsx) เคซाเคเคฒ เคो MS Word เคธे เคोเฅ เคธเคเคคे เคนैं।
เคฏเคน Margin เคी เคเฅเคฌเฅी เคธे เคนोเคคा เคนै। เคช्เคฐिंเค เคเคฐเคจे เคธे เคชเคนเคฒे Page Layout เคฎें เคाเคเคฐ Margin เคो 'Normal' เคชเคฐ เคธेเค เคเคฐें เคเคฐ เคेเค เคเคฐें เคि เคชेเค เคธाเคเฅ A4 เคนै เคฏा เคจเคนीं।
เคฌिเคฒ्เคुเคฒ! เคเคช 'Finish & Merge' เคชเคฐ เค्เคฒिเค เคเคฐเคे 'Send Email Messages' เคुเคจ เคธเคเคคे เคนैं। เคเคธเคธे เคเคเคเคฒुเค (Outlook) เคे เฅเคฐिเค เคธैเคเฅों เคฒोเคों เคो เค เคฒเค-เค เคฒเค เคจाเคฎ เคธे เคเคोเคฎैเคिเค เคเคฎेเคฒ เคเคฒे เคाเคंเคे।